På sätt och vis är det rent materiella det enklaste att fixa. Genom att handla kopieringspapper direkt online hos Kontorsgiganten kan du se till att det finns möjligheter att skriva ut information och göra skisser och anteckningar. Beställ också pennor, markörer och småsaker som gem och mappar, liksom ett extra förråd av bläck till skrivaren. Även om det visar sig att de inte behövs under själva konferensen kommer de alltid komma till användning senare.

Skapa en välkomnande miljö

En viktig del av konferensen är den sociala aspekten av den. Studier har visat att medarbetare som får umgås med varandra socialt ger företaget en hel del personalekonomiska fördelar, exempelvis:

• ökat samarbete
• större lojalitet mot arbetsplatsen
• längre anställningstid
• mindre stress

En konferens är en kombination av arbete och umgänge, och i pauserna kan du som arrangör se till att det finns goda mellanmål, kaffe, juice och vatten. Du kan antingen köpa in några enkla varor som kaffe, mjölk och kakor eller anlita en cateringfirma, beroende på vilken budget du har. Tänk på att många i Sverige är glutenallergiker, laktosintoleranta eller veganer så visa omtanke genom att beställa mat och dryck som passar alla.

Hygien på konferensen

Även om personlig hygien alltid varit viktig enligt Folkhälsomyndigheten så har den getts mer uppmärksamhet än någonsin under den senaste tiden, och därför bör du se till att deltagarna har tillgång till saker som handsprit, våtservetter och näsdukar. Självfallet så bör konferenslokalen också vara ren och fräsch, inklusive intilliggande badrum och serveringslokaler. Gör en ordentlig inspektion att allt är som det ska innan deltagarna anländer för att vara på den säkra sidan. Skaffa också gärna ett första hjälpen kit så att du är förberedd på allt.

Skriv en lista i förväg som du kan checka av och testa att all teknik fungerar i förväg. Genom att göra konferensen trevlig, trygg och funktionell säkrar du att den kommer att vara lyckad.